Pod pojęciem kar umownych zwykle rozumie się zawarte w umowie należne kwoty, które jedna ze stron transakcji będzie mogła pobrać od drugiej strony, jeśli dane zobowiązanie nie zostanie należycie spełnione. Czasem w trakcie realizacji projektu jego wykonawca rezygnuje ze współpracy ze zleceniodawcą, narażając się tym samym na konieczność zapłacenia kary umownej. Dzieje się tak zwykle wtedy, gdy stwierdzi on, że zapłata kary umownej jest dla niego bardziej opłacalna niż doprowadzenie zlecenia do końca. Zapłata kary umownej rodzi pewne konsekwencje, jeśli chodzi o podatek dochodowy. Niekiedy bowiem stanowią one koszty uzyskania przychodów. Warto dowiedzieć się, w jakich okolicznościach to następuje.
Kary umowne jako koszty uzyskania przychodów
Czy kary umowne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? To pytanie zadaje sobie wielu podatników. Wątpliwości te można uznać za całkowicie uzasadnione, jeśli wziąć pod uwagę dość wąskiego uregulowania wspomnianych kwestii w obowiązującym ustawodawstwie. Na ogół przyjmuje się, że kary umowne i odszkodowania nie mogą zostać zaliczone do przychodów, jeśli dotyczą wad sprzedanych towarów lub zrealizowanych usług. Analogiczna sytuacja dotyczy przypadków opóźnień w dostarczeniu towarów pozbawionych wad lub nadmiernego przetrzymania towarów. Są też inne kary, które po spełnieniu określonych wymagań mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Wśród kosztów uzyskania przychodów wymienia się tylko takie wydatki, które ponosi się w celu uzyskania przychodów albo zabezpieczenia źródeł przychodów. Kwalifikując koszty uzyskania przychodów, zwraca się uwagę na związki wydatków z prowadzoną działalnością oraz na racjonalność poniesionych kosztów. Karą umowną można na przykład obciążyć zleceniobiorcę w przypadku nieterminowego wykonania zadania (na przykład opóźnienia w dostawie towarów lub nieterminowe wykonanie zleconych usług). Wszelkie kwoty mieszczące się w zakresie kar umownych, które są równocześnie kosztami uzyskania przychodów, uwzględnia się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, wskazując je jako pozostałe wypadki. Należy wpisać tam także datę uiszczenia zapłaty.
Kary umowne i przychód
Co do zasady, kary umowne ujmuje się w dokumentacji księgowej, biorąc pod uwagę metodę kasową. Oznacza to, że uwzględnia się otrzymane kwoty w kategoriach przychodu, dopiero wówczas, gdy faktycznie zostaną one zapłacone przez dłużnika. Karę umowną zawsze traktuje się jako przychód, niezależnie od tego, czy z punktu widzenia dłużnika dana kara jest kosztem uzyskania przychodu, czy też nie.
Otrzymaną karę umowną podatnik powinien zewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8, klasyfikując ją jako pozostały przychód. Podstawę wpisu powinno stanowić pisemne potwierdzenie przelewu. Wymaga się przy tym, aby podatnik dysponował umową o wykonanie danych usług, na bazie której można stwierdzić jego faktyczne prawo do pobrania od dłużnika kary umownej w określonej wysokości.
Jaka powinna być wysokość kary umownej?
To, jak wysoka ostatecznie okaże się kara umowna, zależy w głównej mierze od indywidualnych ustaleń zawartych w obustronnej umowie. Rozmiar poniesionej faktycznie szkody przez wierzyciela w tym względzie nie ma żadnego znaczenia. Co więcej, wykonanie zobowiązania w większej części uprawnia dłużnika do żądania zmniejszenia kary umownej. Taka sama sytuacja ma również miejsce wówczas, gdy wysokość nałożonej kary jest rażąco wygórowana. W praktyce jednak bardzo trudno jest określić, czy w danym przypadku rzeczywiście doszło do nałożenia zbyt dużej kary na dłużnika. Zazwyczaj przy określaniu tych kwestii bierze się pod uwagę relacje zachodzące pomiędzy wartością zobowiązania a wysokością kary umownej.
Można także wziąć pod uwagę inne punkty odniesienia. Chodzi tutaj na przykład o wartość świadczenia, które dłużnik zrealizował z mniejszym lub większym opóźnieniem. Ponadto można również uwzględnić zakres oraz czas trwania naruszenia powinności umownych przez dłużnika, jak również faktyczną wagę naruszonych postanowień. Niekiedy kładzie się także nacisk na występowanie zagrożeń dalszym naruszeniem postanowień umowy. Należy zatem stwierdzić, że wysokość kary umownej w każdym wypadku jest bardzo indywidualną kwestią, uzależnioną od różnych czynników, w tym przede wszystkim od obustronnych ustaleń wyszczególnionych w podpisanej przez obie strony umowie.
Podsumowanie
Reasumując, trzeba stwierdzić, że niezależnie od okoliczności otrzymania kary umownej, wierzyciel zawsze powinien traktować ją jako przychód podatkowy. Z kolei z punktu widzenia dłużnika zapłacona kara umowna może niekiedy rzeczywiście stać się kosztem uzyskania przychodu, dzieje się tak jednak przy zachowaniu ściśle zdefiniowanych uwarunkowań. Wysokość kar umownych można podważyć, jeśli wydają się one rażąco wygórowane, nieadekwatne do wartości całego zobowiązania i poniesionej przez pokrzywdzonego szkody. Niekiedy kara umowna może również zostać zmniejszona.
