Wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać uznane za koszty uzyskania bądź zabezpieczenia przychodów. W praktyce przedsiębiorcom w wielu przypadkach bardzo trudno jest jednak określić charakter danego wydatku. Nie wiedzą oni, czy dany koszt faktycznie można uznać za koszt prowadzenia działalności gospodarczej, a jeśli tak, to jakie właściwie kryteria o tym przesądzają? Rozróżnienie na koszty uzyskania przychodów oraz wydatki osobiste jest bardzo ważne, gdyż tylko te pierwsze stanowią podstawę do zmniejszenia zobowiązań podatkowych ciążących na podatniku. Warto zatem dowiedzieć się, jak oddzielić od siebie poszczególne kategorie kosztów.
Czym są koszty firmowe?
Zgodnie z obowiązującym prawem za koszty uzyskania przychodów można uznać wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tego typu koszty bezpośrednio lub pośrednio powinny być ukierunkowane na uzyskanie przychodów albo zabezpieczenie, lub zachowanie ich źródła.
W przepisach na osobnej liście uwzględniono wykaz wydatków, co do których prawo w żadnym wypadku nie zezwala na ich zaliczenie w poczet kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to przede wszystkim wydatków o charakterze osobistym, czyli takich, które nie mają żadnego związku z uzyskanym w ramach działalności firmowej przychodem. Są też takie wydatki, które, choć na pozór wydają się związane z prowadzoną działalnością, w praktyce nigdy nie są zaliczane przez organy skarbowe do wydatków firmowych. To oznacza, że przy ich księgowaniu trzeba najpierw zastanowić się, czy faktycznie można je uznać za przychód firmowy.
Typowe koszty podatkowe
Niektóre wydatki nie budzą żadnych zastrzeżeń organów fiskalnych co do możliwości ich zaliczenia w poczet wydatków firmowych. Do takich kosztów należą głównie zakupy materiałów biurowych na potrzeby firmy, zakup towarów handlowych i materiałów, opłaty bankowe za prowadzenie rachunku firmowego, zakup paliwa do samochodu służbowego oraz pensje pracownicze. Do kosztów podatkowych można zaliczyć także inne niewymienione wydatki, niemniej jednak wspomniane koszty są uważane za najbardziej typowe.
Wydatki o charakterze osobistym
Za wydatki osobiste uznaje się wszystkie poniesione przez przedsiębiorcę koszty, które nie miały większego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nawet jeśli dany wydatek pośrednio wiąże się z firmą, nie stanowi to bynajmniej gwarancji możliwości zaliczenia go w poczet kosztów uzyskania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Wśród tego typu wydatków o charakterze osobistym można wskazać m.in. wydatki związane ze zdrowiem, ubezpieczenia na życie, karnety na siłownię lub basen, wyposażenie firmy znajdującej się w prywatnym miejscu zamieszkania, kursy językowe i na prawo jazdy czy też wydatki na edukację. Mimo wszystko każdy przypadek trzeba poddać indywidualnej analizie, może bowiem okazać się, że w danym przypadku istnieje możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Wydatki na zdrowie i ubezpieczenia na życie oraz karnety
W większości przypadków organy fiskalne uznają, że wydatki na zdrowie oraz ubezpieczenia na życie czy też karnety na siłownię lub basen nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. W przypadku tych pierwszych jedyny wyjątek stanowią wydatki poniesione na zagwarantowanie bezpieczeństwa zatrudnianym pracownikom. Koszty dążenia do zachowania dotychczasowego stanu własnego zdrowia lub jego polepszenia nie są uznawane przez organy fiskalne za koszty uzyskania przychodów.
Polisy na życie także nie uznaje się za koszty podatkowe. Przydaje się ona bowiem nie tylko w trakcie pracy, ale także w codziennym życiu. Ewentualne środki z wypłaconego za wypadek przy pracy odszkodowania trzeba byłoby przeznaczyć na koszty firmowe, a nie np. na swoje leczenie czy rehabilitację, aby móc uznać ten wydatek za związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Co do karnetów na siłownię i basen, ten wydatek za koszt podatkowy uznaje się tylko w przypadku ratowników, ochroniarzy, instruktorów fitness oraz trenerów personalnych. W ich przypadku bowiem zachowanie dobrego zdrowia i tężyzny fizycznej stanowi przepustkę do dalszego uprawiania danego zawodu.
Wydatki na wyposażenie firmy
Jeśli firma działa poza mieszkaniem przedsiębiorcy, wydatki na dekorację biura (np. zakup różnych obrazów, fotografii, roślin doniczkowych) mogą zostać ujęte w kosztach firmowych. Nie ma natomiast takiej możliwości w przypadku firm działających w mieszkaniu przedsiębiorcy. Takie dekoracje służą bowiem przedsiębiorcom także w życiu osobistym.
Wydatki na edukację i kursy
Zasadniczo niekiedy uznaje się je za koszty uzyskania przychodów. Ich tematyka musi być jednak ściśle związana z branżą, w której działa firma. Dodatkowo w przypadku kursów językowych kosztami podatkowymi mogą być tylko wydatki poniesione na cele np. sprawnej obsługi pozyskanego wcześniej kontrahenta z zagranicy. Kursy prawa jazdy są kosztami firmowymi w przypadku osób wykonujących zawód kierowcy. Dotyczy to jednak jedynie szkoleń na prawo jazdy innej kategorii niż B.
Źródła;
- https://www.rp.pl/Podatek-dochodowy/303109997-Biuro-w-mieszkaniu-Cowolno-zaksiegowac-w-koszty.html (dostęp z dnia 10.06.2021 r.)
- https://www.podatki.biz/i1326/koszty-uzyskania-przychodu-warunkiem-zaliczenia/koszty-uzyskania-przychodu-warunkiem-zaliczenia.htm (dostęp z dnia 03.06.2021 r.)
