Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków nie uważa się kosztów z tytułu używania firmowego samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej w momencie gdy samochód ten również jest wykorzystywany do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Natomiast w momencie gdy stwierdzone zostanie, że podatnik niezgodnie ze stanem faktycznym, nie stosował ograniczenia, które wynikało z powyższych przepisów, wtedy to przewidziane w przepisach ograniczenie zastosowane powinno być od daty rozpoczęcia używania przez podatnika wspomnianego samochodu osobowego zgodnie z art. 23 ust. 5h ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ust. 5h ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podatek od towarów i usług (zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług), który nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług wchodzą również w skład poniesionych wydatków z tytuły używania samochodu osobowego.
Wydatki z tytułu używania samochodu osobowego zaliczane do kosztów podatkowych
Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego zaliczyć do kosztów podatkowych do wysokości 75%, z uwagi na używanie pojazdu do celów „mieszanych” (związanych z działalnością gospodarczą oraz na potrzeby prywatne) zaliczyć można wydatki ponoszone między innymi na:
- nabycie paliw silnikowych,
- badania diagnostyczne,
- serwis samochodu,
- remont powypadkowy samochodu,
- wymianę opon,
- opłaty za przejazd autostradą,
- naprawę i części zamienne,
- myjnię,
- wymianę płynów (płynu hamulcowego i płynu do spryskiwaczy),
- czynsz najmu lub dzierżawy garażu, lub miejsca parkingowego,
- abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie.
Warto podkreślić, że możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków eksploatacyjnych dotyczy wyłącznie sytuacji, w której samochód osobowy wykorzystywany jest tylko w prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku tym podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Warto tutaj zapoznać się z ewidencją stosowaną dla celów podatku od towarów i usług, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy i VAT.
Do wyjątków należy tutaj podatnik (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 czerwca 2019 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.138.2019.2AA), który używa samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej i nie jest jednocześnie zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Tak więc co za tym idzie podatnik ten nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 100% wydatków związanych z używaniem takiego pojazdu.
Natomiast w sytuacji gdy podatnik nie prowadzi ewidencji dla celów VAT (w przypadku wykorzystywania samochodu osobowego do działalności mieszanej, czyli równocześnie do celów działalności gospodarczej oraz do celów niezwiązanych z tą działalnością tj. do celów prywatnych), także wtedy dla celów podatku dochodowego przyjmuje się, iż samochód osobowy jest wykorzystywany do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika. Oczywiście (z wyjątkiem zawartym w art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o VAT) nie ma to zastosowania w przypadkach, w których to na podstawie przepisów ustawy o VAT podatnik nie jest w ogóle zobowiązany do powadzenia takiej ewidencji.
Zgodnie z ustawą o VAT podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji (o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT) w przypadku gdy samochód osobowy wykorzystuje zarówno do prowadzenia działalności jak i do celów prywatnych. W przypadku tym powinien również stosować (wymienione wcześniej) zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych ograniczenie kosztów z tytułu używania samochodu osobowego.
Inne wydatki związane z używaniem samochodu osobowego firmowego
1. Naprawa
Warto zaznaczyć, że w ograniczeniu wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego objętych limitem 75% trzeba również wziąć pod uwagę wydatki na naprawę samochodu.
2. Opłaty administracyjne
Inaczej jednak jest w przypadku opłat administracyjnych, które nie są limitowane, gdyż ponoszone są w celu uzyskania możliwości korzystania z samochodu i nie są bezpośrednio związane z jego używaniem. Przykładem odpowiednim tutaj może być opłata związana z rejestracją samochodu.
3. Ulepszenie samochodu
Tak samo jak opłaty administracyjne również wydatki na ulepszenie leasingowanego samochodu nie podlegają limitowaniu wynikającemu z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast zakwalifikować je można do nakładów na ulepszenie obcego środka trwałego. Jednak pamiętać należy, że ulepszając środek trwały, powoduje się wzrost jego wartości. Pamiętać należy, że ulepszenie obcego środka trwałego następuje gdy suma wydatków poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację czy modernizację, jak również zakup części składowych i peryferyjnych w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł. Reasumując, w tym przypadku kwota wydatków na ulepszenie samochodu osobowego używanego na podstawie leasingu operacyjnego o wartości nieprzekraczającej 10 000 złotych może być w całości, bezpośrednio uwzględniona w kosztach uzyskania przychodów.
Dodatkowo warto pamiętać, że przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych podlegają amortyzacji jako środki trwałe, niezależnie od przewidywanego okresu używania (inwestycje w obcym samochodzie osobowym amortyzuje się stawką 20%).
Źródła:
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910800350/U/D19910350Lj.pdf (dostęp z dnia 13.08.2021 r.)
- https://www.rp.pl/Podatek-dochodowy/307249991-Leasing-samochodu-osobowego.html (dostęp z dnia 13.08.2021 r.)
- https://www.pit.pl/aktualnosci/zaliczanie-kosztow-leasingu-przy-uzytkowaniu-auta-poza-dzialalnoscia-984168 (dostęp z dnia 16.08.2021 r.)
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf (dostęp z dnia 16.08.2021 r.)
- https://www.fmleasing.pl/aktualnosci/wrocili-z-pomyslem-ograniczenia-do-50-kosztow-samochodow-firmowych-a-dodatkowo-biora-sie-za-leasing-drozszych-aut (dostęp z dnia 17.08.2021 r.)
- https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0112-kdil3-3-4011-138-2019-2-aa-wydatki-zwiazane-z-185049424 (dostęp z dnia 17.08.2021 r.)
- https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/koszty/samochod/3648539,Koszty-uzywania-samochodow-osobowych-w-firmie-objasnienia-MF.html (dostęp z dnia 18.08.2021 r.)
