Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają własną działalność gospodarczą, często decydują się na zatrudnienie współmałżonka, licząc na to, że to rozwiązanie pozwoli im na zaoszczędzenie pieniędzy oraz czasu na poszukiwanie pracownika. Nie bez znaczenia jest też fakt braku zaufania do obcych ludzi. Jednak trzeba mieć świadomość, że do poprawnego rozliczenia wynagrodzenia rodziny, a także uwzględnienia związanych z tym wydatków w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej oraz opłacania składek ZUS, bardzo ważne jest, jaki stopień pokrewieństwa łączy przedsiębiorcę z pracownikiem, jaką umowę z nim zawrze czy też zamieszkuje wspólnie z nim pod jednym dachem. Warto dowiedzieć się, jak wyglądają zasady rozliczania wynagradzania zatrudnionego współmałżonka.
Zasady zatrudniania innych członków rodziny
Jeśli przedsiębiorca decyduje się na zatrudnienie osób ze swojej rodziny, takich jak rodzice, rodzeństwo, kuzynostwo czy też dorosłe dzieci, musi wiedzieć, że zasady ich rozliczania nie różnią się w żaden sposób od rozliczania zwykłych pracowników, z którym nie łączy go żadne pokrewieństwo. Oznacza to, że koszty wynagrodzenia tych osób wraz z wartością wszystkich opłacanych na ich rzecz składek można uznać za koszty uzyskania przychodu. Nie ma przy tym większego znaczenia, jaka umowa zostanie podpisana z daną osobą. Pracodawca w każdej sytuacji może korzystać z możliwości odliczenia pensji pracowniczej od kosztów uzyskania przychodu przez firmę.
Zatrudnianie współmałżonka – czy naprawdę się opłaca?
Reguły rozliczania kosztów przychodu zmieniają się jednak w przypadku, gdy w grę wchodzi zatrudnienie przez przedsiębiorcę współmałżonka na określonym stanowisku. Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem koszt pracy własnej przedsiębiorcy, a także jego żony bądź męża lub małoletniego dziecka nie może zostać odliczony od kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno wynagrodzenia, jak i składek na ubezpieczenie społeczne opłacane przez współmałżonka. Jedyne, co można odliczyć w takiej sytuacji od dochodu, to składki ZUS odprowadzane przez przedsiębiorcę z własnych środków na rzecz współmałżonka.
Koszty kursów i szkoleń zawodowych
Co do zasady, przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej wydatków na pensje dla pracującego w jego firmie małżonka, a także małoletniego dziecka. Zupełnie inaczej rzecz ma się natomiast z wydatkami na różnego rodzaju kursy i szkolenia dokształcające. W takim przypadku można rozliczyć te wydatki jako koszty uzyskania przychodu, a osoba, która bierze udział w szkoleniu, nie ma tutaj większego znaczenia (może to być osobiście również sam przedsiębiorca). Dotyczy to zresztą nie tylko wydatków na kursy podnoszące kwalifikacje, ale także na wyjazdy służbowe, obowiązkowe i dobrowolne świadczenia medyczne itp. Jedynym warunkiem jest rzetelna dokumentacja poświadczająca fakt zaistnienia takiego wydatku oraz jego bezpośredni związek z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej.
Umowa zlecenie a zatrudnianie współmałżonka
W kwestii podpisywania umowy zlecenia ze współmałżonkiem kwestie pokrewieństwa oraz wspólnego zamieszkania nie mają większego znaczenia. W takiej sytuacji należy zgłosić małżonka do ZUS-u jako zleceniobiorcę. Wszystkie zasady opłacania składek ZUS i ich wysokość jest taka sama jak w przypadku innych zleceniobiorców.
ZUS na takich samych zasadach jak przedsiębiorca
Jeśli małżonek zatrudniony jest na umowę o pracę, a dodatkowo mieszka w jednym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą, zyskuje wówczas status osoby współpracującej. W praktyce oznacza to, że zasady jego rozliczania w kwestii składek ZUS-owskich są takie same, jak to ma miejsce w przypadku właściciela firmy.
Obowiązkowo ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy opłacać na rzecz nie tylko małżonków, ale także zatrudnianych przez siebie własnych i adoptowanych dzieci, rodziców i ich współmałżonków i osób przysposabiających. Warunkiem jest współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej oraz zamieszkiwanie w jednym gospodarstwie domowym. Jedyny wyjątek w tym względzie stanowi sytuacja, gdy podpisana umowa o pracę dotyczy sytuacji przygotowywania się do zawodu. Zatrudnianie na umowę o pracę współmałżonków i dorosłych dzieci zamieszkujących pod jednym dachem rodzi konieczność opłacania za te osoby składek ZUS w takiej samej wysokości, jak ma to miejsce w przypadku przedsiębiorcy. Natomiast dorosłe dziecko, które mieszka w innym domu, jest w świetle obowiązującego prawa pracy zwykłym pracownikiem, niczym nieróżniącym się od innych zatrudnianych osób, z którymi przedsiębiorcy nie łączy żadne pokrewieństwo.
Zatrudniając domownika, trzeba opłacić z własnych środków wszystkie składki na ZUS. Do osób współpracujących nie można także zastosować przywilejów związanych z opłacaniem tzw. „małego ZUS-u”. Za osoby współpracujące należy odprowadzać składki w pełnym wymiarze. Tylko przedsiębiorca może korzystać z preferencyjnych składek, jeśli spełnia ku temu odpowiednie kryteria (przede wszystkim czasu prowadzenia działalności gospodarczej).
Źródła:
1. https://ksiegowosc.infor.pl/raport-dnia/142229,Zatrudnienie-wspolmalzonka-we-wlasnej-firmie.html (dostęp z dnia 28.11.2020 r.)
2. https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/1450216,zatrudnienie-zony-lub-meza-skladki-zus.html (dostęp z dnia 28.11.2020 r.)
