Zestawienie obrotów i sald jest jednym z zestawień wchodzących w skład ksiąg rachunkowych. Należy pamiętać, że przy ewidencji operacji gospodarczych powinna być spełniona zasada podwójnego zapisu, pozwalająca na zachowanie równowagi bilansowej. W momencie otwarcia kont, sumy stanów początkowych składników aktywów ujętych po stronie Debet są równe sumie stanów początkowych składników pasywów ujętych po stronie Credit. W ciągu okresu obrachunkowego zasada ta jest dalej zachowywana, więc powoduje to równomierne powiększanie obrotów debetowych, a także kredytowych. Ze względu na dużą ilość zapisów księgowych, które wpływają na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Kontrola taka możliwa jest dzięki sporządzanemu okresowo zestawieniu obrotów i sald. Zestawienie to też nazywane jest bilansem próbnym lub potocznie „obrotówką”.
Zestawienie obrotów i sald – definicja
Zestawienie obejmujące wykaz wszystkich kont syntetycznych, ich salda początkowe, obroty debetowe i kredytowe oraz salda końcowe. Zestawienie to pełni funkcję kontrolną (służy do sprawdzenia poprawności zapisów ze względu na równowagę bilansową) oraz informacyjną (dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp. dlatego też jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału). Zgodnie z artykułem 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald powinno być sporządzone nie rzadziej niż na koniec miesiąca (sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca). Podstawą sporządzenia zestawienia obrotów i sald są zapisy na kontach księgi głównej.
Zestawienie obrotów i sald sporządzone prawidłowo powinno zawierać:
- symbole lub nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Dodać można, że obroty zestawienia takiego powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Ustawa o rachunkowości wskazuje dodatkowo, że co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Warto również wspomnieć, że z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka jest zobowiązana sporządzić zestawienie obrotów i sald za: poszczególne okresy sprawozdawcze, tak aby ich weryfikacja umożliwiła dokonanie w wymaganym terminie obligatoryjnych sprawozdań (budżetowych, innych) oraz poprawne dokonanie rozliczeń finansowych za cały rok budżetowy w terminie do 85. dnia po dniu bilansowym.
Ponadto zestawienie obrotów i sald (jak każda inna księga rachunkowa) musi zawierać elementy formalne wskazane w art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości, czyli między innymi:
• oznaczenie jednostki, której dotyczy,
• wskazanie roku obrotowego,
• wskazanie okresu sprawozdawczego,
• datę sporządzenia (wygenerowania),
• nazwę (tytuł księgi) „Zestawienie obrotów i sald księgi głównej”.
Zestawienie
obrotów i sald pozwala także na wykrycie następujących błędów:
–
zapisanie kwoty operacji po tej samej stronie kont,
– zapisanie innej kwoty po stronie Winien i innej po stronie Ma,
– zapisanie kwoty tylko po jednej stronie,
– błędne podsumowanie obrotów lub wyliczenie salda.
Istnieją
jednak błędy, których niestety nie da się wykryć za pomocą
zestawienia obrotów i sald, należą do nich:
– zaksięgowanie
operacji na niewłaściwych kontach (ale na dwóch kontach i po
przeciwnych stronach),
– zaksięgowanie niewłaściwej kwoty
operacji, ale równej na obu kontach
– zaksięgowanie operacji po
przeciwnych stronach kont niż należało (obciążenie konta, które
należało uznać i uznanie konta, które należało obciążyć),
–
zaksięgowanie operacji wielokrotnie,
– pominięcie operacji
gospodarczej.
Warto wrócić do prawidłowego sporządzenia zestawienia obrotów i sald. Ogólnie rzecz biorąc można spotkać się z dwoma sposobami tworzenia zestawienia obrotów i sald. Pierwszy sposób to zestawienie, które w kolumnie „obroty narastająco” uwzględnia bilans otwarcia okresu. Natomiast w drugim rodzaj zestawienia spotkać można się z tym, iż kolumna ta zawiera tylko obroty okresu bez dodanego do niego salda bilansu otwarcia.
Gdy jednostka podczas tworzenia zestawienia obrotów i sald ma do wyboru sposobu prezentacji danych w zestawieniu obrotów i sald, to znaczy, gdy bilans otwarcia uwzględnia się w kolumnie „obroty narastająco” lub nie uwzględnia, w zależności od wybranej opcji, to warto w tej sytuacji jest wybrać sposób drugi. Ponieważ sposób ten daje większe możliwości użytkowe i interpretacji danych. Przykładowo w celu sporządzenia informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego w postaci szczegółowych zestawień dla rezerw i odpisów aktualizujących, gdzie zaprezentować trzeba w tabeli zwiększenia i zmniejszenia w trakcie roku, osobno wykazując stan początkowy i końcowy.
Ta sama sytuacja dotyczyć może przedstawienia szczegółowych informacji o środkach trwałych (przychody, rozchody, zmniejszenia, zwiększenia w trakcie roku bez uwzględniania bilansu otwarcia). Korzystając z zestawienia obrotów i sald sporządzonego metodą pierwszą, w celu uzyskania takich danych, trzeba zawsze odejmować od kolumny „obroty narastająco” kwotę bilansu otwarcia dla poszczególnych pozycji.
Na koniec warto wspomnieć, że gdy dokonywane są w ciągu roku obrotowego na kontach wynikowych zapisy korygujące po stronie Ma tych kont, a jednostka nie zachowuje czystości zapisów na tych kontach (tj. nie stosuje technicznych zapisów ujemnych), to obroty kont wynikowych mogą nie odpowiadać rzeczywiście poniesionym kosztom. Dlatego też wskazane jest sporządzenie roboczego zestawienia obrotów i sald jeszcze przed przeksięgowaniem kont wynikowych na wynik finansowy, co ułatwi sporządzenie sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.
Ustawa o rachunkowości nakłada na użytkowników obowiązek comiesięcznego sporządzanie obrotów i sald kont syntetycznych i przynajmniej na koniec okresu obrachunkowego (lub na dzień sporządzania inwentaryzacji), zestawienia sald kont analitycznych.
Autor: Katarzyna Mazurkiewicz
Źródła:
1. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,814,0,12641,jak-prawidlowo-sporzadzic-zestawienie-obrotow-i-sald.html (dostęp z dnia 02.07.2020).
2. https://ksiegowosc.infor.pl/raport-dnia/102388,Czym-jest-do-czego-sluzy-i-jak-sporzadzic-zestawienie-obrotow-i-sald-ksiegi-glownej.html (dostęp z dnia 06.07.2020).
3. Plan kont z komentarzem, J. Gierusz i K. Koleśnik, ODDK Gdańsk 2018.
4. https://www.experto24.pl/sektor-publiczny/rachunkowosc-budzetowa/co-zawiera-zestawienie-obrotow-i-sald.html (dostęp z dnia 06.07.2020).
5. Zamknięcie roku 2016, Rachunkowość Sp. z o. o.
6. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,814,0,12640,cel-sporzadzania-zestawienie-obrotow-i-sald.html (dostęp z dnia 07.07.2020).
